Cuando realiza un cambio en un documento de Google Docs, se guarda una copia de la versión anterior. Esto le permite revertir los cambios, pero si lo prefiere, puede ocultar o eliminar el historial de versiones. Así es cómo.
Ocultar el historial de versiones de un documento de Google Docs
Desafortunadamente, no es posible ocultar completamente el historial de versiones de otros editores o colaboradores de documentos sin hacer una copia del archivo primero. Sin embargo, si deseas limitar el acceso al historial de versiones sin hacer esto, tendrá que restringir el acceso al modo de solo lectura.
Los usuarios con acceso de solo lectura a un documento de Google Docs pueden ver la copia actual, pero no pueden ver el historial de versiones ni revertir los cambios. Para cambiar su documento al modo de solo lectura, abre tu documento y haga clic en el botón «Compartir» en la esquina superior derecha.
En la ventana de configuración para compartir, invite a otro usuario a ver su archivo escribiendo su dirección de correo electrónico en el cuadro «Agregar personas y grupos».
Una vez que se inserta la dirección de correo electrónico, se actualizará el cuadro de opciones para compartir.
Seleccione «Visor» en el menú desplegable, escriba un mensaje para agregar a la invitación (enviado por correo electrónico para alertar al usuario) en el cuadro «Mensaje», luego seleccione «Enviar» para enviar la invitación.
Alternativamente, haga clic en la opción «Cambiar a cualquiera que tenga el enlace». Esto le dará a cualquier persona con la URL del documento acceso al documento.
Para garantizar el acceso de solo lectura, seleccione «Visor» en el menú desplegable. Para copiar el enlace a su portapapeles, seleccione la opción «Copiar enlace».
Haga clic en «Listo» para guardar su nueva configuración.
Con el acceso de solo lectura habilitado, cualquier persona con el enlace del documento (o una invitación directa para ver el documento) podrá ver el contenido del archivo, pero no podrá ver el historial de versiones.
Eliminar un historial de versiones de un documento de Google Docs
Si deseas borrar por completo el historial de versiones de un documento de Google Docs, deberá hacer una copia. Esto eliminará las versiones anteriores guardadas del archivo, dejando solo la versión actual disponible para los lectores y editores.
Desde una carpeta de Google Drive
Para hacer esto, abra el Google Drive carpeta que contiene su documento. Haz clic derecho en el documento y luego selecciona la opción «Hacer una copia».
Una copia del documento (con «Copia de» agregado al nombre del archivo) aparecerá en su carpeta de documentos.
En el documento de Google Docs
También puede hacer una copia en su documento de Google Docs directamente. Para hacer esto, abra el documento y seleccione Archivo> Hacer una copia para duplicar el documento.
Una vez que haya confirmado sus opciones, aparecerá una copia del archivo en la carpeta de documentos que seleccionó.
Uso del menú Historial de versiones
Si deseas copiar una determinada versión de un documento y eliminar todas las demás versiones, comience por abrir el documento de Google Docs. A continuación, haga clic en Archivo> Historial de versiones> Ver historial de versiones para ver el historial de versiones de su documento.
En el menú «Historial de versiones», haga clic en el icono de menú de tres puntos junto a una entrada en el panel del lado derecho.
En el menú desplegable, seleccione la opción «Hacer una copia».
En el menú «Copiar versión», confirme dónde desea guardar el archivo copiado y proporcione un nuevo nombre de archivo.
Seleccione la casilla de verificación «Compartir con las mismas personas» para compartir el archivo con los mismos usuarios (si lo desea). Haga clic en «Aceptar» para hacer la copia.
La versión del archivo que copió se guardará en la carpeta que seleccionó.
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