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Cómo utilizar la vista de archivos de Microsoft Outlook Online

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La búsqueda de archivos adjuntos en los correos electrónicos puede llevar mucho tiempo y resultar molesta. Afortunadamente, Microsoft tiene una vista de «Archivo» en Outlook Online que facilita la búsqueda de cualquier documento que esté buscando. Así es como funciona.

Microsoft Outlook ha sido tradicionalmente una amalgama de correo electrónico, calendario, personas y tareas, pero eso deja fuera un componente clave: los datos. Si usa el cliente de escritorio de Outlook, entonces tiene poderosas opciones de búsqueda para cubrir esa brecha. Cuando se trata de archivos adjuntos, hay una opción dedicada «Tiene archivos adjuntos» en la pestaña «Buscar» específicamente para los archivos que ha enviado o recibido.

los "Tiene archivos adjuntos" opción en la pestaña Buscar.

Outlook en línea no tiene la cinta, pero aún puede buscar archivos adjuntos haciendo clic en la flecha en el cuadro «Buscar» y activando la casilla de verificación «Archivos adjuntos».

los "Archivos adjuntos" casilla de verificación en el filtro de búsqueda.

Microsoft ha ido un paso más allá en Outlook Online e introdujo una vista de archivo dedicada para suscriptores de Microsoft 365 / Office 365 y cuentas de Outlook Live.

Puede acceder a esta vista haciendo clic en el icono «Archivos» en la esquina inferior izquierda de Outlook. De forma predeterminada, estará entre los iconos de «Personas» y «Tareas pendientes».

los "Archivos" icono.

Si no puede verlo, pero tiene un ícono de tres puntos en su lugar, haga clic en el ícono de tres puntos y luego en la opción «Archivos» del menú emergente.

los "Archivos" icono en el menú.

La vista predeterminada le mostrará todos los archivos, con un icono que le mostrará el tipo de archivo, el asunto, el remitente, la fecha de recepción o envío y la carpeta en la que se guarda el correo electrónico con el archivo adjunto.

los "Archivos" ver en el panel Adjuntos.

En un giro un poco extraño, los archivos de imagen no se muestran en esta vista predeterminada. Para mostrarlos, puede hacer clic en «Archivos x» para mostrar todos los archivos incluso imágenes o haga clic en la opción «Fotos» en la barra lateral para mostrar solamente imágenes.

los "Fotos" opción en la barra lateral de navegación.

De forma predeterminada, los archivos se muestran en una vista de lista, pero puede hacer clic en «Ver» y cambiar a «Vista de mosaicos» para mostrar los archivos como miniaturas.

los "Ver" menú y el "Vista de mosaicos" opción.

Aquí es donde entra en juego la opción «Fotos», ya que es mucho más fácil encontrar la imagen que está buscando.

Imágenes mostradas en el "Vista de mosaicos" modo.

Para abrir un archivo adjunto, haga doble clic en él en la lista Archivos adjuntos y se abrirá un panel con una vista previa del archivo adjunto y el correo al que estaba adjunto.

Vista de vista previa de un archivo adjunto.

Desde aquí puede descargar el archivo y realizar otras acciones dependiendo del tipo de archivo, así como realizar las acciones estándar que normalmente podría hacer con el correo electrónico, como Responder, Reenviar, etc.

Si solo necesita encontrar un archivo adjunto y descargarlo o imprimirlo, puede omitir este paso y descargarlo o imprimirlo directamente de la lista. Haga clic en el icono de menú de tres puntos junto al nombre del archivo y elija la acción adecuada en el menú.

El menú de opciones para adjuntos.

Alternativamente, seleccione el elemento haciendo clic en el círculo a la izquierda y aparecerán las mismas opciones en la barra de herramientas.

La barra de herramientas que se muestra cuando se selecciona un archivo adjunto.

Esto es ideal para descargar varios archivos a la vez, ya que puede seleccionar tantos archivos como desee con este método.

Cuando haya terminado con sus archivos y desee volver a sus correos electrónicos, haga clic en el icono «Correo» en la parte inferior izquierda de Outlook.

los "Correo" icono.

La vista Archivo es una buena adición a Microsoft Outlook Online. Es fácil de usar, rápido y le permite administrar sus archivos adjuntos de una manera fácil de usar que definitivamente es más refinada que simplemente seleccionar los resultados de búsqueda.

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